Digital Document Management

  • Vous aussi, vous tenez absolument à mieux aligner la communication interne et externe ?

  • Le flux de communication entrant est tellement vaste que vous avez du mal à y voir clair ?

  • Vous souhaitez un archivage plus efficace de vos documents ?

  • Vous vous demandez quelle est la meilleure manière d’approcher vos clients ?

  • Et savez-vous quel est leur moyen de communication préféré?

 

Nous nous trouvons en plein cœur de « l’âge d’or du contenu », un monde où se croisent des quantités énormes d’informations. Tout est consigné et documenté au format digital : un trésor d’informations, mais aussi une source de confusion. Comment pouvez-vous encore approcher, informer et toucher vos clients et collaborateurs de manière qualitative ?

Êtes-vous capable de mettre de l’ordre dans tous les flux d’informations ? Cela se passe-t-il de façon uniforme et automatisée ? Et êtes-vous par ailleurs en mesure de répondre au souhait de personnalisation ? En bref, vos flux de documents doivent être bien organisés et sont un atout précieux pour améliorer la très populaire « customer & employee experience ».

Rassemblez tout en un seul et même endroit

Chaque jour, en tant qu’organisation, vous recevez et diffusez de grandes quantités de données et de documents, tant au format papier que digital. Ces données vont et viennent entre différentes parties, via de nombreux canaux. Cela se passe à deux niveaux. Vous échangez des informations en externe, mais il existe également un trafic important en interne. De plus, il est important que tout soit archivé de manière claire pour garantir la conservation des connaissances. Il existe donc grosso modo trois éléments (communication externe, communication interne et archivage) qui englobent l’ensemble de votre flux de communication. L’efficacité de la gestion et de l’harmonisation peut être garantie grâce au Digital Document Management (DDM).

Une solution DDM vous permet de créer, gérer, conserver, rechercher et livrer des documents de façon efficace, personnalisée et automatisée. Vous pouvez optimiser votre processus de gestion des documents et de communication d’un bout à l’autre.

Quelques fonctionnalités utiles

Smart documents

Enrichissez vos documents informatifs, comme les offres, en les transformant en smart documents dynamiques. Le client peut alors simuler et acheter sa propre formule directement dans le document.

Gestion centrale des modèles de document

Les différents sièges ou points de vente utilisent des modèles définis par le siège central. Le document ne doit être préparé qu’une seule fois, tout le monde travaille toujours avec la dernière version et vous avez la certitude d’adopter une approche uniforme vis-à-vis du monde extérieur.

Couplage automatique des documents au CRM, à l’ERP…

Chaque document est lu automatiquement dans votre base de données ou progiciel de comptabilité. Cela permet à toutes vos applications opérationnelles d’être reliées entre elles et d’organiser ainsi le grand puzzle des données. En conservant bien toutes ces informations, vous pouvez approcher les clients de manière personnalisée.

Cryptage des documents légaux

Les documents contiennent des données, la sécurité est donc d’une grande importance. Si vous travaillez conformément au RGPD et à la réglementation européenne, vos clients se sentent protégés.

Création de formulaires intelligents en ligne

La communication interactive avec les clients permet de réagir plus rapidement. Tant en ce qui concerne la communication vers le client que le traitement interne du document. Besoin d’une signature ? En offrant la possibilité de le faire de façon digitale dans votre document, vous ne perdez plus de temps.

Approche multicanal

Les clients d’aujourd’hui changent sans cesse de canal. En tant qu’entreprise, vous devez être capable de les suivre. Il ne peut pas y avoir de différence tangible entre, par exemple, votre communication par e-mail ou via vos réseaux sociaux. Harmonisez donc parfaitement vos informations et votre documentation et soyez présent pour vos clients sur chaque canal, à tout moment, en fonction de leurs souhaits.

GFI psf Luxembourg comme partenaire

En tant que one-stop-shop, nous sommes en mesure d’intégrer et d’harmoniser parfaitement les différentes solutions. Les autres ne proposent souvent qu’une seule solution isolée, alors que nous relions tous les points entre eux. Votre flux d’information et de documentation devient ainsi un ensemble cohérent et vos clients et collaborateurs profitent de l’expérience digitale qu’ils attendent.

Nous avons une solution à la fois pour vos documents sortants, vos processus internes et votre archivage. Nous effaçons ainsi la complexité inhérente à la gestion des informations et de la documentation et vous pouvez vous concentrer entièrement sur vos activités principales. Nous offrons une réponse intégrée qui soutient votre fonctionnement quotidien et vous décharge d’un maximum de préoccupations.